Til trods for intenst arbejdspres og mere end 130.000 deltagere, forbedrede Roskilde Festivalen deres interne kommunikation

I år deltog tabsurvey på Roskilde Festival, og vi havde en fest! Vi kom helt ind i maskinrummet bag festivalen, og var vidne til de nye arbejdsgange som Festivalen er i gang med at udvikle.

Roskilde Festival anvendte tabsurvey til at vurdere de interne samarbejdsrelationer mellem forskellige faggrupper. Vurderingen skulle ske med henblik på at fokusere på god kommunikation på Roskilde Festival og samarbejdet mellem de forskellige grupper af medarbejdere, som opererer på Festivalen.

Med ca. 130.000 besøgende hvert år, er Roskilde Festival Europas næststørste musikfestival. Hvert år introduceres et imponerende line-up af nye uprøvede navne i skøn forening med mere etablerede kunstnere på musikscenen. Festivalen skal være en god oplevelse for alle de besøgende. Derfor entrerer festivalen hvert år med omkring 30.000 personer fra lokale foreninger og idrætsklubber, som skal bidrage til en sikker, men samtidig energiladet atmosfære på festivalen. Dette er i sig selv en enorm opgave, som kræver dedikeret planlægning og ikke mindst eksekvering. Specielt under selve festivalen.

Hvordan gør Roskilde Festivalen dette så godt år efter år?

Et svar er at de har fantastisk personale, som hvert år samarbejder om at gennemføre en fantastisk festival.

“Great vision without great people is irrelevant.”
– Jim Collins; Good to Great

Sidste år introducerede Roskilde Festival en ny organisationsstruktur, hvor man tilføjede en Security Manager rolle. Security Manageren er ansvarlig for samarbejdet mellem nogle af de faggrupper, som er med til at sikre en god festival. Disse faggrupper inkluderer sikkerhed, samaritter og nødberedskabet. Dette år besluttede man at måle på, hvor godt samarbejdet med Security Manageren og de forskellige grupper egentlig var.

Hvordan anvendte Roskilde Festival tabsurvey?

Et vigtigt element i evalueringen var at indsamle input fra Security Manageren for at identificere forskellige problemer fra de forskellige vagter. Hver dag ville ledelsen følge op på Security Manageren for at forstå de forskellige udfordringer eller problemer. Udover at dette var vigtigt i forhold til at løse problemer, så var det også en måde at få vendt Security Managerens rolle på festivalen med medarbejderne. Målingerne satte også fokus på vigtigheden af god kommunikation på Roskilde Festival mellem de forskellige faggrupper.

Et andet område som Roskilde Festival fokuserede på var at identificere hvor de skulle forbedre koordinering mellem faggrupperne for at sikre bedre samarbejde. Hver Security Manager skulle vurdere hver vagt på en skala fra 1 til 5. tabsurvey analyserede data fra hver dag, og data blev brugt i en god diskussion før en ny vagt begyndte.

Roskilde teamet segmenterede data i fysiske zoner – zone vest, øst og center, for at kunne lokalisere hvilke områder som var mest udsatte, og som derved havde mere brug for god koordinering og samarbejde. De filtrerede også på tid (morgen, eftermiddag eller nat) for at evaluere om bestemte tidspunkter havde enten forskellige behov, var udsat for mere pres, eller hvor samarbejdet var bedre eller værre.

Resultater

Som et resultat af det øgede fokus på samarbejdet, oplevede Roskilde Festival en positiv udvikling henover hele ugen. Ved udgangen af ugen, havde de forbedret kommunikationen ved at løse problemerne løbende. Selv da musikken startede om onsdagen, oplevede teamet en positiv udvikling i scoren – til trods for at der var et større arbejdspres, da festivalpladsen åbnede.

Derudover, anvendte Roskilde Festivalen det indsamlede data til at generere mere indsigt for fremtidens festivaler og har planlagt en workshop for at diskutere hvordan de kan sikre god kommunikation på Roskilde Festival næste år. De anvendte således ikke kun data til at validere Security Managerens funktion, men også som et middel til at videreudvikle den nuværende supportstruktur.

Afslutning

Dette år anvendte Roskilde Festival tabsurvey til at vurdere samarbejdet med Security Manageren. Fra næste år vil festivalen antageligt undersøge samarbejdet og kommunikationen på tværs af flere faggrupper for at sikre at faglige forventninger og god kommunikation på Roskilde festival forbliver en del af kulturen fremover. Her hos tabsurvey glæder vi os i hvert fald til at følge udviklingen.